Creëer een goed debiteurenbeheer en mijd wanbetalers
Last van slecht betalende debiteuren? Nederlandse ondernemers lopen jaarlijks 15 miljard euro mis, omdat facturen niet betaald worden, zo stelt het European Payment Index (EPI).
En er gaat niet alleen veel geld, maar ook veel tijd verloren: de financiële administratie in een bedrijf besteedt gemiddeld een kwart van de tijd aan niet productieve uren, waarin ze vragen van leveranciers beantwoorden en geschillen met partners moeten oplossen (Aberdeen, Hackett en Gartner).
Door een goed debiteurenbeheer of credit management hoef jij je geen zorgen meer te maken over wanbetalers en een negatieve cashflow en wordt het aantal vragen over facturen teruggebracht naar een minimum.
Wat is debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel van cashflowbeheer. Dit beheer zorgt ervoor dat je factuurproces zo soepel mogelijk verloopt en dat debiteuren op tijd betalen. Door een goed georganiseerd debiteurenbeheer worden facturen sneller betaald. Hieronder lees je welke stappen thuishoren in een goed debiteurenbeheer.
Stap 1: De juiste persoon
Het is erg belangrijk dat je tijd maakt voor debiteurenbeheer. Jouw facturen worden sneller betaald als het beheer in handen is van iemand die goed met klanten overweg kan, harde afspraken kan maken en bevoegd is om betalingsafspraken te maken. Heb je geen tijd om het credit management intern te regelen dan kun je gebruik maken van factoring. Een bank of factormaatschappij neemt dan het risico dat een klant niet betaalt over, onderzoekt de kredietwaardigheid van klanten en stelt het doorlopende kredietlimiet per klant vast.
Stap 2: Dubieuze debiteuren
Voordat je met iemand in zee gaat, moet je weten met wie je zaken doet. Je kunt het handelsregister van de Kamer van Koophandel doorzoeken om erachter te komen of je zaken doet met een betrouwbaar persoon. Je kunt dit ook laten checken bij Dun & Bradstreet.
Stap 3: Maak afspraken
In de offerte, opdracht- of orderbevestiging kun je afspraken maken over de uiterlijke betalingstermijn.
De betalingstermijn bestaat in het ideale geval uit maximaal 30 dagen, het is dan ook aan te raden om deze termijn af te spreken. Noteer de termijn die je hanteert en houd je hieraan, maak deze termijn ook kenbaar in de offerte, opdracht- of orderbevestiging en in de factuur en teken voor akkoord.
Stap 4: Algemene voorwaarden
Zorg dat je jouw algemene voorwaarden op papier zet, zodat jouw klanten weten waar ze aan toe zijn.
Stap 5: Facturatie
Hoe sneller je de factuur verstuurt, hoe sneller de debiteur betaalt. Een goede factuur bevat de gemaakte afspraken, is overzichtelijk en voldoet aan de eisen van de belastingdienst.
Stap 6: Nabellen
Als de factuur niet is betaald binnen de afgesproken betalingstermijn, kun je gelijk beginnen met nabellen. Vaak hebben debiteuren standaard smoezen klaar:
- Het geld is al onderweg: wacht nog even af.
- Het geleverde werk is niet goed genoeg: probeer je afspraken alsnog na te komen
- Wij hanteren een eigen betalingstermijn: wist je dit, dan kun je overwegen om die termijn nog even af te wachten.
Stap 7: Herinnering
Is de factuur na het telefoontje nog niet betaald, schrijf dan een zakelijke herinnering met daarin in ieder geval het factuurnummer, de factuurdatum en de uiterlijke betalingsdatum.
Stap 8: Sommatiebrief
Negeert de klant de herinnering, dan is het aan te raden om serieuze stappen te ondernemen in de vorm van een sommatiebrief, die je per gewone post en aangetekend verstuurd. Hiermee voorkom je dat de klant kan ontkennen dat hij de aanmaning heeft ontvangen. Daarnaast is een debiteur verplicht een wettelijke rente te betalen na overschrijding van de betalingstermijn.
Andere opties
Er zijn naast nabellen en herinneringen sturen ook andere manieren om te zorgen dat je niet teveel schade oploopt als een debiteur niet betaalt:
- Het eigendomsvoorbehoud: hierdoor ben je eigenaar van de geleverde diensten of goederen, totdat de klant betaalt.
- Het recht van reclame: je kunt de door jou geleverde goederen binnen 6 weken na het verstrijken van de betalingstermijn terugvorderen als de debiteur niet betaalt.
- Het opschortingsrecht: je hoeft zelf geen verplichtingen hoeft na te komen, totdat de tegenpartij betaalt, waarbij de opschorting wel redelijk moet zijn.
- Betalingsregeling: je kunt een betalingsregeling treffen als een klant niet in staat is te betalen, waarbij je de afspraken op papier zet en de regeling ongeldig kan worden verklaard als de klant stopt met betalen.
In het laatste geval kun je een incassobureau of deurwaarder inschakelen.
Stap 9: Btw terugvragen
Ziet het ernaar uit dat een klant niet meer gaat betalen, dan kun je bij de belastingdienst een verzoek indienen voor teruggave van de btw die je door deze klanten hebt betaald. Dit verzoek moet je in ieder geval direct na het vaststellen van de jaarrekening doen en met bewijsstukken van de oninbaarheid van de vordering.
Debiteurenbeheer kost tijd en geld, maar facturen die niet betaald worden kosten veel meer!
Bron: KvK
|
